写英文邮件是澳洲大学生活中不可忽视的一项生活技能。尤其是当你希望教授在百忙之中回复你的邮件或者是邮件中讨论的是一个比较棘手的问题时，写好一份邮件就更为重要。今天我们为大家详细介绍如何写好一封英文邮件。
英文电子邮件的组成
电子邮件的基本组成部分是邮件主题，问候语，邮件主体部分和结束语。
1）Subject Line 邮件主题
邮件主题可能是一封邮件里面最重要的部分，虽然很多人经常会忽略，认为我们只需要把邮件正文内容写好可以。但是，如果你是第一次通过电子邮件联系他人，或者是给一些专业人士发邮件的话，你的邮件主题就可以决定对方是否会打开邮件查看邮件正文。所以，如果你的邮件主题只是随便应付的话，比如用“Hi” 或者 “You don’t wAnt to miss thos”作为邮件标题，对方可能根本就不会打开你的邮件，甚至你的邮件直接会被当做垃圾邮件处理。
我们的建议是在你的邮件主题上多花一些时间，因为如果对方看了你的邮件标题之后，不打开你的邮件内容，那不管你的正文写得多酷炫都白白浪费了。
2）Openers 开场白
大部分电子邮件中，我们都建议大家在进入正题之前用一些简单的开场白。当然了，如果你和一些关系比较近的朋友或者同学频繁地邮件往来，那么省略邮件开场白也无伤大雅。实际上，这更能说明你们的关系十分密切。
3）Body 邮件正文
邮件的正文需要展现一个非常清晰明确的目的。比如，这一封邮件是你向教授询问作业的要求呢，还是你希望教授在你申请工作的时候做你的推荐人？对方读完邮件之后，需要非常清楚地知道你的目的。同时，邮件内容要简明扼要。现在几乎每个人邮箱里每天都会塞入大量的邮件。如果你的邮件又臭又长，那么对方可能就会跳着阅读邮件内容，从而导致漏看重要的信息。所以我们建议大家把邮件的长度控制在几句话之内。如果你所要表达的内容的确细节比较多，我们也建议你在写作的时候尽量地保持话题的统一。
4）Closings 结束语
一封专业的邮件不仅需要有一个好的开头，也需要有一个礼貌、专业的结束语。 一个好的结束语不仅可以反映你的个性，并且表达对对方的尊重和展现你的专业性。此外，我们也要强调一下，在专业场合下的邮件中，请避免“love,” “sent from iphone,” 或者 “thx,” 这样的结束语。
英文邮件常见错误
说完了英文邮件的组成成分，接下来我们来说一下英文邮件中大家经常犯的一些错误以及如何纠正。
1）邮件内容模棱两可
学术写作非常强调清晰地表达你的观点，平时的邮件写作也是一样的要求。千万不要出现“两方的观点我都同意”这样的表达形式。模棱两可的表达方法只会让你看起来非常不自信。
相反，你应该大胆表达自己的想法或意见，同时解释你是如何得出这个推断的。这样不仅可以帮助你的读者更好地理解，也可以展现你的自信和能力。
2）邮件过长/表达不清晰
设想一下，如果你收到了一封长达1000字的邮件，你会怎么做？你大概只会大致地扫一下这封邮件就作罢了吧。如果这封邮件还包含了难以理解的句子或者是不清不楚的表达，那你可能只是草草回复一下，甚至直接忽视这封邮件。所以说，我们需要避免过长的邮件内容，简明扼要地说明你的目的。你可以说明你期望在具体什么时间之前收到答复，或者你期望对方下一步会采取什么样的行动。你也可以说明如果对方有任何问题或者反馈的话，你都会乐意解答。
3）语气过于日常
对于很多刚接触英文邮件的人来说，邮件的语气可能会容易显得过于正式，而也有的人可能会把握不好分寸，使得邮件语气显得过于日常散漫。选择合适的语气最关键的就是看你和对方之间的关系，在邮件交流的过程当中，你也可以观察对方是怎么做的，并且参考对方的表达方式。举一个简单的例子，如果平时一起合作比较多的同事，在邮件往来中你发现对方会使用一些笑脸的符号，那么下次你回复邮件的时候，你也可以适当地用一些这样的符号。不过，这样的符号在与上级或者教授写邮件的过程中我们不建议使用，否则会显得你非常的不专业。
4）滥用的表达方式
英文邮件中有很多滥用的表达方式。当然了，我们可以说邮件的某些方面多多少少都会有点公式化。大多数邮件都有基本相同的结构，而且有些常用的短语可以帮助你更清晰地表达。但是如果你需要重复使用某些短语，请确保他们有明确的目的。
在大多数情况下，我们建议尽量避免一些被滥用的表达方式，因为这样的表达会可能会让收信人觉得你的邮件很枯燥。以下是一些建议避免的表达方式：
Please find attached.
Thank you in advance.
I look forward to hearing from you.
Per our conversation.
I hope you are doing well.
To Whom it may concern.
Sorry for the late reply.
那么如何避免邮件中的陈词滥调呢？我们建议大家写好邮件草稿之后，可以多读几遍，并且一边读一边检查草稿的语气和用词。你也可以问问自己，如果你的老板或者你的教授看到这封邮件，你觉得他们会满意吗？如果你觉得答案是肯定的，那么说明你可以放心地把邮件发出去了。
5）重复的表达
很多人在写邮件的时候喜欢在同一个段落连重复使用同一个单词。虽然这算不上什么大错误，但是的确也会使你的读者对邮件内容丧失兴趣。以下是最常被大家重复使用的单词，我们建议大家在发送邮件之前，再次检查是否有重复使用的单词：only, account, like, always, issue, information, item, also, find, just, take, message, website, send, order, still, even, date, request, cost,和report。
6）机械化的表达方式
一封邮件给人的感觉应该是见信如面，是一种很自然的交流方式。所以我们需要避免机械化的表达。大家想要看到的是更为真实的交流，而非教科书一样刻板的表达方式。设想一下，你在日常生活里面可能不会说，“Greetings” 或者“I hope the weather is fair where you are” 。那么，你在邮件里面也应该避免这样机械化的表达，而应该用 “Hi” and “Thanks again for your time.”这样的方式代替。
7）滥用感叹号和大写字母
你对工作或者学习的激情当然可贵，但是在某些情况下，如果你过度使用感叹号就会显得不合时宜。比如你在工作场合刚接触一个新的合作对象，这个时候你所代表的是公司的形象，如果过度的使用感叹号会显得不够正式。不管在任何场合下，英文邮件都需要避免全部大写字母。因为大写字母相当于是咆哮体，对方收到邮件之后，会觉得你正在朝他/她怒吼。
英文邮件写作技巧
说完了几种英文邮件常见的错误，我们来讲一下几个小技巧，让你的邮件脱颖而出。
1）发邮件之前做好功课
如果你是第一次联系某人或者你对对方的情况不够了解，我们建议你在邮件联系之前做一做功课。因为一封笼统的邮件，或者你弄错了对方的职位或者是名字，最终都会导致你的邮件石沉大海。所以，每封邮件发出之前请确保你将收件人考虑的情况考虑在内，并且邮件是专门为对方而写的。
很多刚开始接触英文邮件的人喜欢使用一些邮件模板，其实这也无可厚非。但重要的是在使用模板的时候，要对内容进行一些个性化的修改，并且换位思考。如果你是收件人，你收到这样的一封邮件之后，你会觉得内容是否清楚，语气是否合适呢？
2）及时跟进
大多数情况下，你发出邮件之后都会期望对方及时回复。但是由于大多数人每天都会收到大量的邮件，你的邮件很容易就石沉大海了。我们一般建议，如果你没有收到回复，可以在24小时之内继续跟进，发一封follow-up email。但是这并不是说，第一封邮件发出之后，2小时之内就马上发第二封。最坏的情况是如果对方没有回复，而你频繁地发邮件follow up，对方可能就直接把你的联系方式屏蔽了。
3) 标注重要信息，方便阅读
如上文我们提到的，邮件内容最好是简明扼要的。但是如果你的确需要传达很多重要的信息，那么就需要标记出重要的信息，方便对方阅读。比如你可以使用加粗的字体或者是下划线标出重点内容。你也可以把最重要的信息分点列出。以上就是英文邮件写作的所有套路了。归根结底，写英文邮件就是一种人与人之间沟通的方式，最重要的就是有效、清晰地传达关键的信息。
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